Transforma tu Vida Digital: La Guía Definitiva para Mujeres Profesionales que Quieren Dominar la Productividad Digital
Erika Montero
June 1, 2024
La semana comienza como siempre para Ana, ella es mamá y tiene su propio negocio. Se levanta temprano a preparar el desayuno y asegurarse que los niños estén listos para la escuela. Luego, se instala en su escritorio con miles de correos, mensajes de Whatsapp por revisar y una lista interminable de tareas pendientes. Mientras intenta concentrarse la llama su esposo para coordinar la cita del dentista, ella tomó nota del médico que le recomendaron pero no recuerda donde lo anotó…
¿Alguna vez has sentido que las horas del día no son suficientes para todas tus responsabilidades?
¿Te encuentras haciendo las mismas tareas repetitivas y aburridas una y otra vez? ¡No estás sola!
Si estás buscando respuesta a la pregunta: ¿cómo ser más productiva? La clave para transformar esta situación está en apoyarte más en la tecnología, y por eso te hablo de productividad digital.
Utilizar herramientas digitales no solo optimiza tu forma de trabajar y gestionar tareas, sino que también te permite disfrutar más del proceso y enfocarte en lo que realmente importa.
La productividad digital no es solo una moda, es una necesidad en nuestro mundo moderno. Y no sólo la aplicas en tu entorno de trabajo sino que la productividad personal en la era digital es otro ámbito de acción.
En esta guía, descubrirás cómo aprovechar al máximo las herramientas de productividad digital disponibles para hacer tu vida más fácil y eficiente, alcanzando los resultados que buscas tanto en tu vida personal como profesional.
Bienvenida al movimiento #SoyProductivaYDigital.
¡Vamos a comenzar este viaje juntas!
Índice de contenidos
Entendiendo la productividad digital
Identifica tu índice de productividad digital
La productividad digital potencia tus competencias digitales.
Estrategias para gestionar la información.
Uso de herramientas digitales
Beneficios de unirte a #soyproductivaydigital
Entendiendo la productividad digital
No se trata solo de hacer más en menos tiempo, sino de hacer lo que nos toca de una manera fluida, consciente y disfrutando el proceso.
Enfocar deliberadamente nuestra atención, tiempo y energía en aquellos objetivos que estén alineados con nuestro propósito de vida es fundamental.
La sobrecarga de información, la gestión del tiempo y la adaptación a la tecnología cambiante pueden ser desafiantes, pero al reconocer que nuestros mayores activos son nuestro tiempo, energía y capacidad de atención, podemos potenciarlos utilizando las herramientas digitales a nuestro favor.
La productividad digital implica el uso efectivo de la tecnología para mejorar la manera en que realizamos nuestro trabajo, organizamos actividades y nos comunicamos en el ámbito digital.
Para mí, esto es productividad digital, y tú puedes alcanzarla. De esto se trata #Soyproductivaydigital.
Identifica tu índice de productividad digital
Antes de avanzar, debemos entender dónde estamos. ¿Te cuesta encontrar documentos importantes en tu computadora? ¿Sientes que pasas más tiempo buscando información que trabajando?
Realiza esta autoevaluación para identificar tus principales desafíos:
· ¿Tienes más de 10 ventanas abiertas en tu navegador?
· ¿Tienes varias carpetas con archivos por revisar para clasificarlos?
· ¿Tienes un sistema para capturar tus notas y encontrarlas cuando las necesites?
· ¿Tienes una lista clara de tus prioridades diarias alineadas con tus metas?
Realiza el test para que identifiques tu índice de productividad digital (dale clic en el link)
Esta autoevaluación te brindará un panorama sobre el manejo que haces de las herramientas digitales para gestionar tu quehacer diario, como manejas la sobrecarga de información y tu capacidad de adaptación tecnológica.
La productividad digital potencia tus competencias digitales.
Te quiero aportar otro dato que puede motivarte aún más y se refiere a la importancia de desarrollar habilidades digitales para capitalizar las oportunidades de esta nueva economía.
Ya seas una profesional trabajando para una empresa o te hayas lanzado al mundo del emprendimiento, ser capaz de hacer uso de los entornos tecnológicos, créeme que marcará una diferencia.
Ya lo ha dicho el Foro Económico Mundial, estimando que para el 2030 el mercado laboral futuro exigiría una mayor alfabetización digital y la capacidad de aprovechar la tecnología.
Y de esto se trata para mí cultivar nuestra mente digital: hacernos conscientes de la importancia de desarrollar competencias digitales.
Pues no se trata de aprender una herramienta en sí, sino de tener la capacidad de comprender el ecosistema digital para dar solución de manera creativa a los problemas y por supuesto crear valor.
Y en este entorno digital tenemos la mayor oportunidad de prosperar, crecer y desarrollarnos.
4. Estrategias para gestionar la información.
La gestión de la información es uno de los pilares de la productividad digital.
En un mundo donde la sobrecarga de información es constante, saber filtrar y priorizar lo que es realmente importante puede marcar una gran diferencia en tu eficiencia y bienestar.
Y más allá de las herramientas digitales es clave contar con un método o la combinación de varios de ellos, porque lo ideal es que tú adoptes prácticas que si van con tu preferencia de estilo.
Aquí te quiero compartir tres sistemas que probablemente ya conoces: el Método GTD (Getting Things Done), la Matriz de Eisenhower y el Segundo Cerebro de Thiago Forte.
4.1. Método GTD (Getting Things Done)
El Método GTD, creado por David Allen, es un sistema de gestión del tiempo que te permite capturar todas tus tareas y proyectos, organizarlos de manera efectiva y ejecutarlos con claridad y enfoque. Aquí te explicamos cómo implementarlo paso a paso:
· Capturar:
Recolección de Tareas: Anota todas tus tareas, ideas, proyectos y compromisos en un sistema confiable. Esto puede ser una libreta, una aplicación de notas como Evernote o una herramienta de gestión de tareas como Trello. La idea es vaciar tu mente de cualquier cosa que necesite atención.
Cero Omisiones: Incluye desde las tareas más pequeñas hasta los grandes proyectos. Si piensas en algo, anótalo inmediatamente.
· Aclarar:
Procesar Elementos Capturados: Revisa tu lista de tareas capturadas y determina la acción específica que debes tomar para cada una.
Clasificación: Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente. Si necesita más tiempo, clasifícala según su prioridad o agrúpala con tareas similares.
· Organizar:
Categorías de Acción: Organiza tus tareas en listas según su naturaleza. Por ejemplo, puedes tener listas para llamadas, correos electrónicos, tareas de oficina, tareas de casa, etc.
Proyectos: Divide los proyectos grandes en acciones más pequeñas y manejables.
· Reflexionar:
Revisión Semanal: Dedica tiempo cada semana para revisar y actualizar tus listas de tareas y proyectos. Asegúrate de que todo esté al día y de que estás al tanto de tus próximas acciones.
· Actuar:
Hacer: Ejecuta las tareas según su prioridad y contexto. Usa tus listas para mantener el enfoque y avanzar en tus proyectos.
Ejemplo de aplicar esta metodología:
María es Gerente de RRHH.
Captura: María anota todas sus tareas, desde responder correos hasta preparar presentaciones importantes, en Notion.
Aclarar: Procesa cada tarea y las clasifica en listas de "Hacer Ahora", "Delegar", y "Planificar".
Organizar: Divide un proyecto grande (organizar un evento corporativo) en tareas más pequeñas (e.g., elegir lugar, enviar invitaciones, coordinar catering).
Reflexionar: Cada viernes revisa sus listas y planea la próxima semana. Este paso fue clave ya que le ayudó a ahorrar tiempo y energía para comenzar la semana.
Actuar: Ejecuta tareas siguiendo las listas y el orden de prioridad.
4.2. La Matriz de Eisenhower.
También conocida como la Matriz de Urgente-Importante, es una técnica simple pero poderosa para priorizar tareas. Este método te ayuda a distinguir entre lo urgente y lo importante, permitiéndote tomar decisiones más inteligentes sobre tu tiempo. Así es cómo puedes implementarla:
Cuadrantes de la Matriz:
*Urgente e Importante: Estas son las tareas que requieren atención inmediata y tienen consecuencias significativas. Incluyen crisis, problemas apremiantes y proyectos con plazos cercanos. Haz estas tareas de inmediato.
*Importante pero No Urgente: Estas tareas son cruciales para alcanzar tus metas a largo plazo, pero no tienen una fecha límite inmediata. Incluyen planificación, prevención y desarrollo personal. Planifica tiempo en tu agenda para estas tareas.
*Urgente pero No Importante: Estas tareas requieren atención rápida pero no contribuyen significativamente a tus objetivos a largo plazo. Incluyen interrupciones, algunas reuniones y correos electrónicos. Si es posible, delega estas tareas.
*No Urgente y No Importante: Estas tareas son distracciones y no aportan valor real. Incluyen actividades triviales y pasatiempos innecesarios. Elimina o minimiza estas tareas.
Ejemplo de aplicar esta metodología:
María es Gerente de RRHH.
Urgente e Importante: Terminar la presentación para la reunión del lunes.
Importante pero No Urgente: Planificar la estrategia de marketing para el próximo trimestre.
Urgente pero No Importante: Responder correos electrónicos que pueden ser delegados a su asistente.
No Urgente y No Importante: Revisar redes sociales personales durante horas de trabajo.
4.3. Tu segundo cerebro
Imagina tener un sistema externo que almacene, organiza y te recuerda la información importante justo cuando la necesitas. Esto es lo que Tiago Forte llama "Building a Second Brain" o "Construir un Segundo Cerebro".
En la era digital, esta metodología puede revolucionar la manera en que manejas la información y te permite enfocarte en lo que realmente importa.
Un segundo cerebro es un sistema de organización digital que te ayuda a capturar, organizar y recuperar información de manera eficiente. Este concepto se basa en externalizar la memoria y el procesamiento de información a herramientas digitales, permitiendo que tu cerebro se concentre en tareas de mayor valor.
· Capturar:
Recolecta Todo: Usa herramientas digitales como Evernote, Notion o OneNote para capturar todas tus ideas, tareas y proyectos. Todo lo que te parezca relevante, desde artículos interesantes hasta ideas espontáneas, debe ser capturado.
Consistencia: Hazlo un hábito. Captura información constantemente para que nada importante se pierda.
· Organizar:
Código P.A.R.A.: Organiza la información en cuatro categorías:
Projects (Proyectos): Trabajo específico y a corto plazo que estás haciendo.
Areas (Áreas): Áreas de responsabilidad en tu vida que deben ser mantenidas con el tiempo.
Resources (Recursos): Temas o materiales de interés que podrías necesitar.
Archives (Archivos): Información guardada para referencia futura.
Etiquetas y Notas: Usa etiquetas y notas para clasificar la información, facilitando su búsqueda posterior.
· Distilar:
Refina la Información: Extrae lo esencial de cada nota o idea capturada. Resalta lo más importante y elimina el ruido.
Resúmenes y Síntesis: Crea resúmenes y síntesis de la información para facilitar su comprensión y recuperación.
· Expresar:
Aplicación Práctica: Usa la información almacenada para crear y trabajar en tus proyectos. Tu segundo cerebro debe ser una herramienta activa que te ayude a realizar tu trabajo más importante.
Compartir Conocimiento: Comparte tus hallazgos y conocimientos con otros, lo que refuerza tu comprensión y amplía tu red de recursos.
Ejemplo de aplicar esta metodología:
María es Gerente de RRHH.
Captura: María usa Notion para capturar ideas de campañas, artículos interesantes sobre marketing y notas de reuniones.
Organización: Organiza todo en su sistema P.A.R.A. con cuadernos y etiquetas específicas para cada categoría.
Distilación: Cada semana, revisa sus notas y crea resúmenes de los artículos más importantes, destacando ideas clave y estrategias.
Expresión: Usa sus notas refinadas para crear presentaciones de alta calidad para sus clientes y compartir ideas innovadoras en su blog.
No importa si usas una u otra metodología, o combinas algunos elementos de ellas, aquí la clave es darnos cuenta que necesitamos identificar una estrategia para gestionar, filtrar, almacenar y recuperar de forma eficiente toda la información que nos interesa, nos resulta relevante y es necesaria para nuestro estilo de vida personal y profesional.
Con esta estrategia comenzamos a pensar sobre nuestra organización digital y esto conducirá inevitablemente a que te conviertas en #soyproductivaydigital.
5. Uso de herramientas digitales
Ya en este punto sabes que a través de las herramientas digitales puedes lograr tu productividad digital, son nuestras perfectas aliadas para #soyproductivaydigital.
Elegir la herramienta digital adecuada es clave para maximizar la productividad y mejorar la eficiencia en el trabajo. No todas las aplicaciones son iguales, y cada una ofrece características únicas que pueden o no ser adecuadas para tus necesidades específicas.
Por eso, recomiendo evaluar tus propios requerimientos y desafíos antes de seleccionar una herramienta. Y también hacernos conscientes que seguramente necesitamos más de una.
Al seleccionar las herramientas digitales que mejor se alineen con tus necesidades, podrás optimizar tus procesos y enfocarte en lo que realmente importa, logrando así una mayor efectividad y satisfacción en tu vida profesional y personal.
En este punto tengo que confesar que estoy usando Notion, y he encontrado que su versatilidad me permite fluir con la organización PARA del autor Thiago Forte.
Notion es una plataforma todo-en-uno que combina notas, bases de datos, tareas, etc., permitiendo una personalización completa según tus necesidades
Aquí puedo integrar distintas herramientas y sentir que tengo un sistema de productividad digital que funciona y me libera tiempo y energía para hacer foco en lo que me importa y quiero hacer foco.
Beneficios de unirte a #soyproductivaydigital
La productividad digital ofrece numerosos beneficios que pueden transformar tu vida profesional y personal.
Uno de los mayores beneficios es la reducción del estrés y de la carga mental.
La carga mental implica el esfuerzo mental y emocional necesario para planificar, organizar y coordinar las tareas del hogar, la familia y el trabajo. Este tipo de sobrecarga suele afectar mayoritariamente a las mujeres debido a los roles y estereotipos de género profundamente arraigados en la sociedad.
Al utilizar herramientas digitales para almacenar y organizar información, como notas, tareas y documentos, reduces la sobrecarga mental que viene de intentar recordar todo.
Tener un sistema confiable para capturar y gestionar tus datos significa que no tienes que preocuparte por olvidar detalles importantes, lo que disminuye significativamente el estrés.
Esta tranquilidad mental te permite concentrarte en tus tareas con mayor claridad y calma, mejorando tu bienestar general.
Otro beneficio clave es el aumento de la productividad. Las herramientas digitales permiten acceder y utilizar la información de manera rápida y eficiente.
En lugar de perder tiempo buscando datos en diferentes lugares, puedes tener todo organizado y al alcance de tu mano.
Esto te permite completar tareas más rápidamente y con menos esfuerzo, liberando tiempo para otras actividades importantes. Además, la mejora de la creatividad es otro gran beneficio.
Al liberar tu mente de la carga de recordar cada pequeño detalle, puedes enfocarte en la creatividad y la resolución de problemas. Con menos distracciones mentales, tienes más espacio para generar ideas innovadoras y abordar desafíos de manera más efectiva, llevando tus proyectos a un nuevo nivel de éxito.
Si quieres comenzar a probar lo que significa #soyproductivaydigital, puedes descargar mi sistema de notas en Notion, en este link.
¡Nos vemos en las redes!